La gestion des notes de frais demeure un défi quotidien pour les entreprises, où souvent la complexité de la collecte et de la vérification des justificatifs entrave la fluidité administrative. En 2025, dans un contexte où la digitalisation gagne chaque secteur, des outils innovants comme Cleemy s’imposent comme des solutions incontournables pour automatiser, sécuriser et simplifier le traitement des dépenses professionnelles. Cette transformation s’inscrit pleinement dans l’ère numérique des entreprises, offrant à la fois gain de temps, maîtrise budgétaire et satisfaction des collaborateurs. Entre ergonomie conviviale, intégration fluide avec les systèmes comptables comme Sage, et une expérience utilisateur pensée pour le terrain, Cleemy promet de redéfinir la manière dont les notes de frais sont gérées, tout en concurrençant d’autres solutions notables telles qu’Expensya, Briostack ou N2F. En explorant les différentes fonctionnalités ainsi que les avantages concrets offerts par Cleemy, cet article se propose de discerner si cet outil est la réponse idéale aux besoins actuels des organisations pour leur gestion financière.
Cleemy : une solution innovante pour la gestion efficace des notes de frais
Dans le paysage des logiciels dédiés à la gestion des dépenses, Cleemy se distingue par sa capacité à combiner simplicité d’utilisation et puissance fonctionnelle. Développé par Lucca, ce logiciel SaaS répond aux exigences variées des entreprises modernes, des PME aux grandes structures. Grâce à son interface intuitive accessible sur navigateur web ou via applications mobiles iOS et Android, Cleemy permet aux collaborateurs de saisir leurs notes de frais directement depuis leur smartphone, quel que soit le lieu. L’outil intègre des fonctionnalités avancées qui optimisent non seulement la collecte des justificatifs mais également leur prise en charge automatique grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR).
Par exemple, lorsque l’utilisateur photographie un ticket de caisse ou une facture, Cleemy analyse immédiatement les informations clés comme la date, le montant, le taux de TVA ou le fournisseur. Cette automatisation évite les erreurs de saisie manuelle et fluidifie le processus de remboursement. L’intégration avec les systèmes comptables tels que Sage ou Fizzy garantit que les données transmises respectent les codifications attendues, ce qui évite les doubles saisies et facilite le rapprochement à la comptabilité. C’est sur ce point que Cleemy surpasse certains concurrent comme Zoho Expenses ou Certify, qui, bien qu’efficaces, ne proposent pas toujours une synchronisation aussi complète avec les logiciels français de gestion comptable.
L’expérience utilisateur est renforcée par une interface claire, où chaque collaborateur peut suivre ses dépenses en temps réel. Les managers bénéficient d’outils de validation simples à manipuler, avec des alertes automatisées pour détecter anomalies ou dépassements de plafond. Cette ergonomie améliore la rapidité du cycle de traitement des notes de frais, élément crucial pour la trésorerie et la transparence financière dans l’entreprise.
- Saisie directe sur smartphone ou ordinateur, accessible partout
- Reconnaissance automatique des justificatifs via OCR
- Synchronisation avec Sage, Fizzy et autres logiciels comptables
- Alertes pour gestion des dépenses en temps réel et contrôle des anomalies
- Interface intuitive pour utilisateurs et managers
| Fonctionnalité | Avantage clé | Logiciels concurrents |
|---|---|---|
| Reconnaissance OCR | Réduction des erreurs et rapidité de saisie | N2F, Briostack |
| Intégration comptable | Synchronisation complète avec Sage ou Fizzy | Zoho Expenses, Certify |
| Validation déléguée | Processus d’approbation rapide et trace des décisions | Expensya, Kraftwerk |
Comment Cleemy simplifie la gestion quotidienne des notes de frais professionnelles
La complexité traditionnelle des notes de frais repose souvent sur la manipulation manuelle de multiples reçus, la saisie répétitive de données, et un système de validation longuet qui retarde les remboursements. Cleemy élimine ces contraintes grâce à une automatisation poussée et une organisation claire des tâches.
Concrètement, les collaborateurs peuvent scanner ou prendre en photo leurs justificatifs dès que l’achat est réalisé. Au-delà de la reconnaissance OCR, Cleemy classifie automatiquement la dépense, qu’il s’agisse d’un déplacement, d’un repas ou d’un achat de matériel, et y applique les taux de TVA adaptés. Cette précision évite les erreurs fiscales et conforme les notes de frais aux normes en vigueur.
La génération automatique des notes de frais, qu’il suffit ensuite de valider en un clic, transforme un processus lourd en une opération instantanée. Le manager reçoit par email une notification accompagnée d’un lien sécurisé pour approuver ou rejeter rapidement une dépense, avec possibilité de préciser des commentaires. Ce circuit d’approbation paramétrable et adaptable aux règles internes est un point fort pour garantir un contrôle strict des dépenses.
Par ailleurs, Cleemy propose un tableau de bord analytique puissant à destination des administrateurs, qui peuvent consulter en panoramique les coûts par collaborateur, projet ou nature de dépense. Ces données stratégiques facilitent non seulement le suivi budgétaire mais aussi la détection de dépenses atypiques, ce qui permet une meilleure prévention des abus.
- Automatisation complète de la saisie et classification des dépenses
- Gestion simplifiée des validations en un clic avec alertes personnalisées
- Tableau de bord analytique pour contrôle et suivi en temps réel
- Paramétrage des circuits d’approbation adaptés à l’organisation
- Export des données en formats compatibles comptabilité (CSV, Excel)
| Étape | Action avec Cleemy | Bénéfice opérationnel |
|---|---|---|
| Collecte justificatifs | Photo ou scan avec reconnaissance automatique | Gain de temps et fiabilité accrue |
| Validation | Notification automatique pour manager | Processus accéléré et sécurisé |
| Analyse des données | Tableau de bord détaillé par catégorie | Pilotage budgétaire précis |
Les modules complémentaires Cleemy : Achats et Paiements pour une synergie d’entreprise efficace
Pour aller plus loin dans la transformation digitale de la gestion financière, Cleemy ne s’arrête pas à la gestion des notes de frais. Les modules Cleemy Achats et Cleemy Paiements viennent compléter la plateforme en apportant une gestion intégrale des achats fournisseurs et des paiements professionnels.
Cleemy Achats centralise les factures fournisseurs en les numérisant automatiquement avec lecture des données essentielles. Cette fonctionnalité garantit la conformité des documents, accélère les processus d’approbation par les responsables, et simplifie la traçabilité. Par exemple, la capture automatisée des montants et des références fournisseurs évite la saisie manuelle fastidieuse, tout en permettant d’éviter les erreurs comptables.
Le module Cleemy Paiements intègre directement dans l’outil des moyens de paiement sécurisés, centralisant la gestion des règlements professionnels. Cela limite les erreurs liées aux remboursements et optimise le contrôle des flux financiers grâce à un rapprochement bancaire automatisé. Les transactions sont instantanément visibles dans l’interface utilisateur, renforçant la transparence et simplifiant les contrôles internes.
- Numérisation et centralisation des factures fournisseurs
- Approvals rapides via des workflows paramétrables
- Intégration de moyens de paiement pour une gestion sécurisée
- Rapprochement bancaire automatique et suivi en temps réel
- Optimisation du cycle achat-paiement pour une trésorerie maîtrisée
| Module | Fonction principale | Impact sur l’entreprise |
|---|---|---|
| Cleemy Achats | Gestion des factures fournisseurs et automatisation | Réduction des erreurs et optimisation du traitement |
| Cleemy Paiements | Gestion centralisée des paiements et rapprochement bancaire | Fluidité et sécurité des transactions |
Comparaison avec les autres solutions sur le marché
Dans un marché concurrentiel où des acteurs comme Expensya, Briostack, ou Kraftwerk proposent également des services complets, la particularité de Cleemy réside dans sa capacité à offrir une plateforme intégrée avec un suivi fin des différents processus financiers. D’autres outils tels que N2F ou Fizzy, plus orientés sur les notes de frais classiques, sont parfois moins complets au niveau des paiements ou de la gestion des achats. Cette intégration fait de Cleemy un levier intéressant pour les entreprises souhaitant mutualiser leurs outils et maîtriser leurs flux financiers sans discontinuité.
L’expérience mobile Cleemy : un atout majeur pour les collaborateur·rice·s nomades
À l’ère du télétravail et des déplacements fréquents, pouvoir gérer ses dépenses professionnelles sur mobile est devenu indispensable. L’application Cleemy, disponible sur Apple Store et Google Play, adresse parfaitement cette attente avec une expérience ergonomique et fluide. Que ce soit dans un taxi, lors d’un déjeuner client ou à l’hôtel, les collaborateurs peuvent enregistrer leurs frais en quelques secondes, sans risquer d’oublier des justificatifs.
Grâce à la reconnaissance intelligente, l’application identifie automatiquement les informations essentielles à partir des photos des reçus, comme le montant, la date et les taux de TVA. Cette fonctionnalité libère un temps considérable et minimise les décalages entre la dépense réelle et la saisie de celle-ci.
La mise à jour instantanée des notes de frais sur tous les appareils assure une synchronisation parfaite. Les employés peuvent ainsi consulter l’état d’avancement de leurs demandes de remboursement et les managers reçoivent immédiatement leurs notifications de validation. Cette mobilité améliorée favorise un suivi transparent et rapide.
- Application mobile native iOS et Android
- Saisie instantanée des justificatifs par photo
- Reconnaissance optique des caractères intégrée
- Synchronisation en temps réel multi-appareils
- Notifications pour action rapide et suivi des remboursements
| Fonction mobile | Avantage utilisateur | Concurrents |
|---|---|---|
| Prise de photo & OCR | Gain de temps et réduction des erreurs | Certify, Zoho Expenses |
| Synchronisation | Accès multi-device et mises à jour instantanées | Expensya, N2F |
Intégration de Cleemy dans l’écosystème informatique et bénéfices comptables
Une des forces majeures que Cleemy apporte aux entreprises tient à son intégration poussée avec les différentes solutions informatiques déjà en place. S’appuyant sur des APIs robustes, Cleemy communique parfaitement avec des logiciels de comptabilité comme Sage, Fizzy, ou encore Yooz, ainsi qu’avec des plateformes RH telles que Kelio ou Kraftwerk. Cela évite les silos d’information et permet une circulation fluide et précise des données financières.
Cette interconnexion facilite le travail des comptables, avec une réduction significative des saisies manuelles et une meilleure conformité fiscale. Les données importées sont immédiatement formatées selon les règles comptables françaises, ce qui diminue fortement le risque de non-conformité en cas de contrôle. En outre, Cleemy permet d’archiver les justificatifs à valeur probante, ce qui sécurise la traçabilité à long terme.
En lien avec ce service, l’import-export de données vers des logiciels tiers ou ERP est simplifié grâce à une large palette de formats compatibles, notamment CSV, Excel ou XML. La solution s’adapte aussi bien aux besoins des petites structures qu’aux grandes entreprises avec des opérations multi-entités, où chaque société possède son propre plan comptable et règles analytiques personnalisées.
- API pour synchronisations avec logiciels comptables et RH
- Archivage sécurisé des justificatifs à valeur probante
- Export flexible en formats standards pour compatibilité ERP
- Conformité aux règles comptables françaises et TVA
- Support multi-entités avec plans comptables différents
| Intégration | Logiciels compatibles | Bénéfices pour l’entreprise |
|---|---|---|
| Comptabilité | Sage, Fizzy, Yooz | Réduction des erreurs, conformité fiscale |
| Gestion RH | Kelio, Kraftwerk | Synchronisation des données salariés et dépenses |
| Export & archivage | Formats CSV, Excel, XML | Sécurité et traçabilité à long terme |
Pourquoi Cleemy s’impose comme choix stratégique pour les entreprises en 2025
Face à la multiplication des solutions de gestion des notes de frais, Cleemy se démarque par son approche complète et modulaire, qui répond à toutes les étapes du cycle de gestion des dépenses. En automatisant la saisie, en proposant un parcours utilisateur fluide et une gouvernance financière rigoureuse, la plateforme contribue à une meilleure maîtrise des coûts d’entreprise. Cette maîtrise s’accompagne d’une réduction des délais de remboursement, élément clé de satisfaction pour les collaborateurs.
De plus, la personnalisation avancée des règles d’organisation permet d’adapter l’outil aux contraintes spécifiques de chaque secteur, que ce soit en termes de plafonds, types de dépenses ou circuits de validation. Cleemy devient alors un véritable levier de performance opérationnelle. Sa compétitivité est également renforcée par des tarifs adaptatifs selon la taille de l’entreprise, rendant l’investissement plus accessible aux PME comme aux ETI, contrairement à d’autres logiciels comme Expensya ou Certify qui peuvent afficher des tarifs plus élevés pour les petites structures.
- Automatisation et fluidité pour réduire les coûts administratifs
- Flexibilité forte grâce à la personnalisation des circuits
- Tarification modulée selon la taille et besoins de l’entreprise
- Réduction des risques d’erreurs et conformité garantie
- Satisfaction accrue pour employés et managers
| Critère | Cleemy | Expensya | Certify |
|---|---|---|---|
| Tarifs adaptatifs | Oui | Limité pour les PME | Haut pour petites structures |
| Personnalisation des règles | Avancée | Moyenne | Basique |
| Intégration comptable | Complète | Correcte | Limitée |
Pour les dirigeants souhaitant explorer d’autres outils complémentaires pour la gestion de leur entreprise, des ressources utiles sont disponibles. Parmi celles-ci, on peut consulter des analyses détaillées sur Zervant et sa gestion des factures ou encore s’informer sur Pennylane, un logiciel comptable hybride. Ces options peuvent compléter l’usage d’outils comme Cleemy pour une gestion plus globale.
Les facteurs-clés pour réussir l’adoption de Cleemy dans une entreprise
Adopter un nouvel outil numérique ne s’improvise pas, surtout lorsqu’il impacte un processus également sensible que la gestion des notes de frais. Pour maximiser les bénéfices de Cleemy, plusieurs leviers doivent être activés, à la fois du côté de la direction et des équipes opérationnelles.
Premièrement, il est essentiel de former correctement les utilisateurs, qu’il s’agisse des collaborateurs, des managers ou des responsables administratifs. Une compréhension claire des fonctionnalités, notamment sur la prise en photo des justificatifs et sur le paramétrage des circuits de validation, facilite l’appropriation rapide de la solution. L’accompagnement au démarrage, par des sessions de formation ou tutoriels en ligne, fait souvent la différence dans l’acceptation du nouvel outil.
Ensuite, il est crucial que la direction communique sur les bénéfices attendus et sécurise le soutien managérial afin qu’un véritable engagement collectif s’installe autour de cette transformation. Le pilotage régulier via les tableaux de bord partagés permet également d’ajuster les règles et d’optimiser les processus en continu, en tenant compte des retours des équipes sur le terrain.
- Sensibilisation et formation à tous les niveaux
- Communication claire et soutien de la direction
- Paramétrage des circuits d’approbation adaptés
- Suivi régulier avec des indicateurs partagés
- Réception des feedbacks pour amélioration continue
| Étape clé | Actions recommandées | Résultats attendus |
|---|---|---|
| Formation | Sessions dédiées et supports pratiques | Adoption rapide et sans erreurs |
| Communication | Ateliers d’information et échanges | Engagement des équipes renforcé |
| Suivi | Utilisation des tableaux de bord | Optimisation continue du processus |
Perspectives d’évolution de la gestion des notes de frais avec Cleemy et la digitalisation
À l’aube de 2025, la digitalisation de la gestion des notes de frais ne cesse d’évoluer, portée par l’intelligence artificielle et la montée en sophistication des algorithmes de traitement automatique. Cleemy s’inscrit dans cette dynamique en intégrant des améliorations constantes. Par exemple, on observe un renforcement des capacités du machine learning pour détecter des anomalies, proposer des recommandations personnalisées et anticiper des fraudes potentielles.
Cette évolution ouvre la voie à une automatisation toujours plus poussée où la charge administrative sera quasiment éliminée, laissant plus d’espace aux équipes pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse financière ou la stratégie budgétaire. En parallèle, l’ergonomie continue d’être améliorée pour proposer des interfaces encore plus intuitives, accessibles à tous les profils utilisateurs, avec notamment un support vocal ou des assistants interactifs.
Par ailleurs, la collaboration entre différentes solutions devient clé. L’interopérabilité entre Cleemy, les plateformes RH comme Kraftwerk ou Kelio, et les outils de paiements virtuels, complétés par des prestations telles que les cartes virtuelles décrites dans ce comparatif des cartes virtuelles, promet un écosystème financier d’entreprise intégré et puissant. Par ailleurs, l’attention portée à la sécurité, notamment face aux menaces cyber, est un enjeu capital, intégrant des protocoles avancés de chiffrement et de protection des données sensibles.
- Renforcement du machine learning pour détection des anomalies
- Automatisation étendue et réduction des tâches manuelles
- Interfaces améliorées, inclusivité et assistants intelligents
- Interopérabilité avec solutions RH et outils de paiement
- Sécurité accrue avec protocoles de chiffrement avancés
| Tendance | Impact sur les utilisateurs | Avantage stratégique |
|---|---|---|
| Machine learning automatisé | Moins d’erreurs, alertes proactives | Optimisation des coûts et prévention des fraudes |
| Interopérabilité accrue | Gestion centralisée et simplifiée | Meilleure efficacité opérationnelle |
| Sécurité renforcée | Confiance accrue des utilisateurs | Protection des données sensibles |
FAQ sur Cleemy et la gestion des notes de frais
- Cleemy peut-il être intégré avec d’autres logiciels comptables que Sage ?
Oui, Cleemy collabore également avec des solutions comme Fizzy, Yooz, et peut être relié à divers ERP selon les besoins de l’entreprise. - Comment Cleemy garantit-il la conformité fiscale des notes de frais ?
Grâce à ses fonctionnalités d’OCR, à la reconnaissance des taux de TVA et à l’archivage sécurisé à valeur probante, Cleemy facilite le respect des règles fiscales françaises. - Existe-t-il une application mobile pour Cleemy ?
Oui, Cleemy propose une application mobile disponible sur iOS et Android permettant la saisie rapide des justificatifs et la gestion des notes en mobilité. - Comment Cleemy aide-t-il les managers dans le suivi des dépenses ?
Les managers reçoivent des notifications automatiques, peuvent valider ou rejeter les notes de frais facilement et disposent de rapports analytiques pour un suivi détaillé. - Cleemy est-il adapté aux PME comme aux grandes entreprises ?
Absolument, Cleemy s’adapte à toutes les tailles d’entreprise avec une tarification modulée et des fonctionnalités personnalisables selon les besoins.
